De kosten van een incassobureau zijn afhankelijk van verschillende factoren, zoals het type incassozaak, de hoogte van de openstaande schuld en de complexiteit van de zaak. Veel incassobureaus werken op basis van no cure no pay, wat betekent dat u alleen betaalt als de schuld wordt geïncasseerd. Andere incassobureaus rekenen een vast tarief of een percentage van het te incasseren bedrag. Het is belangrijk om vooraf duidelijke afspraken te maken over de kosten en werkwijze met het incassobureau van uw keuze.
Voor consumenten gelden andere regels, voordat je een incassobureau kunt inschakelen, moet je je klant eerst een ‘Wk brief’ sturen waarin staat dat je klant nog steeds niet betaald heeft ondanks eerdere betalingsherinneringen. Daarin geef je aan dat je binnen 14 dagen de betaling verwacht te ontvangen, anders wordt er een incassobureau ingeschakeld en zijn de daaruit voortkomende kosten voor je klant, tevens aangevend wat exacte het bedrag is dat na het verstrijken van deze 14 dagen aan incassokosten in rekening gebracht mag worden.
Er is wel een wettelijke verjaringstermijn van vijf jaar voor openstaande facturen. Dus het is verstandig om bijtijds een incassobureau in te schakelen, dan heb je ook nog de meeste kans dat de factuur alsnog voldaan wordt.